Comment écrire une explication de l’absence ?

Enfin, le dernier jour ouvrable avant vos vacances bien méritées est venu. Il ne reste plus qu’une chose à faire : écrire votre note de vacances. Cependant, cela est plus facile à dire qu’à faire, car il y a beaucoup à considérer dans cette réponse électronique courte et automatisée. Nous vous dirons étape par étape quelles informations sont essentielles à saisir et celles que vous préférez omettre.

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Plus qu’une simple doublure

Main sur le cœur : La note d’absence est presque toujours écrite sur le dernier poussoir — voire complètement oubliée. Peu de gens s’inquiètent sérieusement des informations que vous mettez sur quel ton, que les directeurs généraux ou les employés soient les auteurs. Dans un sens large, un avis d’absence est aussi la carte de visite de votre entreprise, le fleuron de vos clients qui se sentent en sécurité malgré votre absence veulent.

Tout d’abord : créer un avis d’absence

Quel que soit le programme de messagerie que vous utilisez, vous devez tout d’abord configurer votre Assistant Out of Office . Il peut être assez caché dans certains cas, nous avons donc choisi certains des plus grands fournisseurs et lié leurs instructions respectives :

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  • Office 365
  • Gmail
  • Outlook.com
  • GMX

Les 8 blocs d’un bon avis d’absence

Qu’il s’agisse d’Outlook ou de Gmail, il y a certaines informations que vous devez absolument inclure dans votre avis d’absence de bureau avant de partir. Nous avons résumé ces huit éléments constitutifs :

Sujet 1 : Préciser clairement aux destinataires dans la ligne objet ce qui est en cause. Il est d’usage de ne pas mettre une feuille avant le Bouche et écrire immédiatement le mot « hors d’absence » dans le sujet. Mais vous n’avez pas à montrer directement de quoi il s’agit. Alternativement, vous pouvez écrire « S’il vous plaît soyez patient » ici.

2. Salutation : Le texte de chaque avis d’absence doit commencer par une salutation. Puisque la réponse automatique ne sait pas exactement qui vous a écrit, il est bon de choisir une salutation formelle qui s’adresse aux deux sexes.

3. Merci : Merci pour le message peut être fait séparément ou en conjonction avec la salutation. Quoi que vous choisissiez, vous suggérez une appréciation aux découvreurs, même si vous êtes actuellement indisponible.

4. Période d’absence : Au cœur de l’avis d’absence, il devrait être clair quand vous n’êtes pas disponible. En option bien sûr, vous pouvez également indiquer la raison de votre absence, mais ce n’est pas un must. L’inverse : si vous êtes absent pour une période indéterminée, il suffit juste de nommer la raison.

5. Transfert : Dites aux destinataires ce qu’il advient de leurs courriels pendant votre absence : restent-ils dans votre boîte aux lettres ou seront-ils transférés ? Selon votre clientèle, il peut être logique de ne pas transmettre les courriels et de fournir une raison précise.

6. Alternative : Quelqu’un de vos collègues est chanceux de vous représenter pendant votre absence ? Partagez également cela avec les destinataires. Écrivez qui vous représentera pendant ce temps et comment joindre cette personne. Ce faisant, vous ne devriez réduire la représentation aux situations d’urgence que pour filtrer les problèmes moins pressants — et épargnant.

7. Formule de fermeture : Comme dans un e-mail normal, il est d’usage d’inclure un mot de fermeture à la fin, même avec une réponse automatique. En fonction de votre clientèle, vous pouvez choisir entre une alternative formelle ou décontractée ici, semblable à votre salut.

8. Internationalité : Si vous travaillez avec des collègues ou des clients de l’étranger, n’oubliez pas d’écrire votre avis d’absenceen anglais . Ici, il est important de noter que la spécification des dates est différente de l’allemand.

Toujours frapper le bon ton

Lorsque vous formulez votre message d’absence du bureau, rappelez-vous toujours qui lit votre message. Fondamentalement, plus le cercle des lecteurs est grand, plus généralement vous devriez écrire le message. En outre, vous devez toujours garder à l’esprit la culture d’entreprise de ne pas vous saisir dans le ton. Un message comme :

bonjour les gars, Tu sais que je suis en vacances en ce moment. Salutations et rester sans moi !

… peut sembler adéquate à vos contacts personnels, mais c’est la mauvaise approche pour d’autres collègues ou clients.

Inspiration ?

Discutez simplement avec vos collègues de la façon dont vous pouvez organiser l’avis d’absence de votre entreprise afin de communiquer avec le monde extérieur de manière uniforme . Quel que soit le son que vous choisissez, formellement ou officieusement, assurez-vous que les blocs présentés ci-dessus sont présents.

Et un conseil de plus à la fin : prévoyez de créer l’avis d’absence avant vos vacances comme une tâche à faire pour éviter le stress inutile. En ce sens : Avoir de belles vacances !

Copier, Coller, Go ! — Voici les meilleurs modèles d’absence

Pour que vous n’ayez pas à réfléchir longtemps sur ce qui est le bon libellé pour votre entreprise, voici quelques exemples de textes juste au cas où :

Hors du bureau formel 1

Sujet : Extence du bureau

Chers Mesdames et Messieurs,

Merci pour votre message. Je suis en vacances en ce moment. Vous êtes invités à me contacter à nouveau à partir du lundi 13.07.2020. Veuillez comprendre que votre courriel ne sera pas transmis (pour des raisons de confidentialité). En cas d’urgence, veuillez contacter mon collègue Max Mustermann : max.mustermann@beispiel.at.

Sincèrement, Maria Doerfrau

Hors du bureau formel 2

Sujet : Extence du bureau

Bonne journée,

merci pour votre Message. Je suis actuellement en vacances et je serai heureux d’être à nouveau disponible à partir du lundi 13.07.2020. D’ici là, mon collègue Max Mustermann me représentera. Vous pouvez le contacter soit par email max.mustermann@beispiel.at ou par téléphone au 43 664 1234567. Merci de votre compréhension.

Sincèrement, Maria Doerfrau

Client informel hors du bureau

Sujet : Extence du bureau

Cher expéditeur,

merci pour votre message ! Je suis en vacances jusqu’au lundi, 13.07.2020 et ne traitera pas votre e-mail. Cependant, en cas d’urgence, n’hésitez pas à contacter mon collègue Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at), car votre courrier ne sera pas transmis. Merci de votre compréhension.

J’ ai hâte d’être de retour pour toi bientôt.

Cordialement, Maria Doerfrau

Désation informelle du bureau à ses collègues

Sujet : Extence du bureau

Chers collègues,

Si tu lis ça, je suis déjà en vacances. Mais ne vous inquiétez pas, je serai de retour pour vous à partir du 13.07.2020 ! En cas d’urgence, veuillez contacter Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at), qui me représente gentiment.

Salutations, Maria Doerfrau

Avis d’absence en cas de maladie

Sujet : Extence du bureau

Bonne journée,

pour des raisons de santé, je ne suis pas disponible indéfiniment. Dès que je reviendrai au bureau, je te répondrai. Si votre demande est urgente, veuillez contacter mon collègue Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at). Il sera heureux de vous aider pendant mon absence. Veuillez comprendre que votre courriel ne sera pas transféré.

Sincèrement Maria Doerfrau

French (formell)

Betreff : Message d’inversion du bureau

Merci pour votre email.

Veuillez noter que je suis actuellement en vacances sans accès à mon compte de courrier. Je reviendrai le 13 juillet 2020 et je vous répondrai dans les plus brefs délais. Pour les questions urgentes, veuillez contacter mon collègue Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at). Votre courriel ne sera pas transmis automatiquement. Merci de votre compréhension.

Sincèrement, Maria Musterfrau

Français (informell)

Betreff : Message d’inversion du bureau

Bonjour,

merci pour votre message ! Je suis actuellement hors bureau jusqu’au 13 juillet 2020. Je ne pourrai pas lire mes mails avant cette date. Si c’est urgent, vous pouvez contacter mon collègue Max Mustermann (max.mustermann@beispiel.at) et il se fera un plaisir de vous aider. Je vous souhaite tout le meilleur !

Cordialement, Maria Musterfrau

Coller & Supprimer : Von diesen Formulierungen solltest du lieber Abstand nehmen

Im E-Mail-Verkehr mit Les clients sont toujours sur la bonne page avec des notes formelles d’absence du bureau. Mais même si vous ne communiquez avec vos collègues que par la poste, cela ne signifie pas de folie ! Vous devriez vous abstenir de dispositifs stylistiques tels que la glotte ou l’ignorance. Même les ajouts non pertinents qui n’ont rien à voir avec votre absence sont hors de leur place. Ici aussi, moins c’est plus ! Mais puisque les « pires pratiques » sont toujours bonnes pour un peu de divertissement, ici aussi nous avons quelques exemples pour vous (à titre d’ illustration , bien sûr) :

Sujet : L’île appelle ! Enfin, je suis dans mon bien mérité ( !) Vacances, chers amis ! Je m’échappe de mon bureau pour un phoque, échange de maillot pour maillot de bain et laissez-moi être vraiment bon chez le tireur — je dois être un peu amusant !

🍹

Au revoir et gardez vos oreilles raides ! Votre Ralf 😎

Sujet : Pas là Je ne suis pas là, ne m’envoie pas de courrier. LG Paula

Sujet : Changement d’emploi Je suis actuellement en entrevue d’embauche. Si je n’ai pas eu le travail, je reviendrai vers vous. 😉 Peu de plaisir, sera de retour dans le magasin mardi (malheureusement). Jusque-là, votre Jonas

Sujet : Erreur 404 Désolé, le serveur de messagerie n’a pas pu envoyer votre message. Redémarrez votre PC immédiatement et réessayez. Assurez-vous que le nombre de caractères ne dépasse pas 10 caractères.

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