Enfin, le dernier jour ouvrable avant vos vacances bien méritées est venu. Il ne reste plus qu’une chose à faire : écrire votre note de vacances. Cependant, cela est plus facile à dire qu’à faire, car il y a beaucoup à considérer dans cette réponse électronique courte et automatisée. Nous vous dirons étape par étape quelles informations sont essentielles à saisir et celles que vous préférez omettre.
Plus qu’un simple message automatique
La note d’absence, souvent expédiée à la hâte, n’a rien d’un simple détail logistique. Trop de salariés la rédigent au dernier moment, sans vraiment réfléchir à ce qu’ils communiquent, dirigeants comme employés. Pourtant, ce message en apparence anodin véhicule aussi l’image de votre société. Il rassure vos clients, témoigne de votre sérieux, et, mine de rien, s’impose comme un prolongement de votre carte de visite professionnelle.
Première étape : activer la notification d’absence
Avant toute chose, il faut paramétrer votre assistant d’absence dans votre messagerie. Selon le service utilisé, la fonction n’est pas toujours en évidence. Pour vous faciliter la tâche, voici les liens vers les instructions des principaux fournisseurs :
- Office 365
- Gmail
- Outlook.com
- GMX
Les 8 incontournables d’un message d’absence réussi
Vous préparez votre réponse automatique sur Outlook ou Gmail ? Certains éléments doivent absolument s’y retrouver avant de fermer votre ordinateur. Voici les huit points à ne pas négliger :
1. Objet du message : Soyez clair dans la ligne objet. Plutôt que d’annoncer brutalement « hors du bureau », vous pouvez opter pour une formule plus souple, comme « Merci de votre patience ». L’idée : informer sans tout dévoiler d’emblée.
2. Salutation : Démarrez toujours par une salutation, adaptée à tous les destinataires (clients et collègues, hommes et femmes). Privilégiez la neutralité et la politesse, puisqu’on ne sait jamais qui lira ce message.
3. Remerciement : Remercier pour le message, que ce soit séparément ou juste après la salutation, ajoute une note de considération, même si vous n’êtes pas disponible.
4. Dates d’absence : Précisez précisément vos dates d’indisponibilité. Vous pouvez indiquer la raison de votre absence, mais ce n’est pas obligatoire. Si la date de retour n’est pas fixée, mentionnez simplement la situation (maladie, déplacement, etc.).
5. Gestion des emails : Informez vos interlocuteurs du sort réservé à leur message : sera-t-il traité à votre retour ? Transmis à un collègue ? Si vous ne transférez pas les emails, expliquez-le, surtout selon la sensibilité du secteur.
6. Personne de relais : Si un collègue prend le relais, indiquez son nom et ses coordonnées. Il peut être judicieux de préciser que ce contact ne doit être sollicité qu’en cas d’urgence, afin d’éviter une surcharge injustifiée.
7. Formule de clôture : Même dans une réponse automatique, terminez par une formule de politesse adaptée à votre contexte professionnel.
8. Version internationale : Si vous travaillez avec l’étranger, rédigez également le message en anglais. Prenez garde aux différences de format de date et au registre de langue.
Adapter le ton à son public
Avant d’écrire, demandez-vous à qui s’adresse votre absence. Plus le cercle des destinataires s’élargit, plus le ton doit rester général et professionnel. N’oubliez jamais la culture d’entreprise dans laquelle vous évoluez. Un message du type :
bonjour les gars, Tu sais que je suis en vacances en ce moment. Salutations et rester sans moi !
… pourra amuser quelques collègues proches, mais risque de heurter d’autres interlocuteurs ou de ternir l’image de l’entreprise auprès de partenaires externes.
Besoin d’inspiration ?
Échangez avec vos collègues sur la façon dont vous souhaitez harmoniser les messages d’absence au sein de votre équipe. L’important, c’est la cohérence, tout en conservant les éléments incontournables cités plus haut.
Un dernier conseil : n’attendez pas la veille du départ pour rédiger votre note. Intégrez cette tâche à votre to-do list, cela vous évitera quelques sueurs froides. Et sur ce, bonnes vacances !
Copier, coller, c’est parti : exemples concrets de messages d’absence
Pour vous aider à trouver la formulation qui conviendra à votre contexte professionnel, voici plusieurs modèles à adapter selon la situation :
Absence formelle 1
Objet : Absence du bureau
Chers Mesdames et Messieurs,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en congé. Vous pouvez me recontacter à partir du lundi 13.07.2020. Votre email ne sera pas transmis, pour des raisons de confidentialité. En cas d’urgence, merci de joindre mon collègue Max Mustermann : [email protected].
Sincèrement, Maria Doerfrau
Absence formelle 2
Objet : Absence du bureau
Bonne journée,
Merci pour votre message. Je suis absent jusqu’au lundi 13.07.2020 inclus. Pendant cette période, mon collègue Max Mustermann me remplace. Vous pouvez le contacter par email ([email protected]) ou par téléphone au 43 664 1234567. Merci pour votre compréhension.
Sincèrement, Maria Doerfrau
Version informelle pour clients
Objet : Absence du bureau
Cher expéditeur,
Merci pour votre message ! Je suis absent jusqu’au lundi 13.07.2020 et ne pourrai pas traiter votre email. En cas d’urgence, contactez mon collègue Max Mustermann ([email protected]), car votre message ne sera pas transféré. Merci pour votre compréhension.
Au plaisir de vous retrouver prochainement.
Cordialement, Maria Doerfrau
Message informel pour collègues
Objet : Absence du bureau
Chers collègues,
Si tu lis ceci, c’est que je suis déjà en vacances. Mais pas d’inquiétude, je reviens dès le 13.07.2020 ! Pour toute urgence, contactez Max Mustermann ([email protected]), qui assure le relais en mon absence.
Salutations, Maria Doerfrau
Absence pour raison médicale
Objet : Absence du bureau
Bonne journée,
Pour des raisons de santé, je suis momentanément indisponible. Je répondrai dès mon retour. Pour toute urgence, contactez mon collègue Max Mustermann ([email protected]). Il pourra vous assister pendant mon absence. Votre email ne sera pas transmis.
Sincèrement, Maria Doerfrau
Français (formel)
Betreff : Message d’absence du bureau
Merci pour votre email.
Je suis actuellement en congé, sans accès à ma messagerie. Je reviens le 13 juillet 2020 et vous répondrai dès que possible. Pour toute question urgente, contactez mon collègue Max Mustermann ([email protected]). Votre message ne sera pas automatiquement transféré. Merci pour votre compréhension.
Sincèrement, Maria Musterfrau
Français (informel)
Betreff : Message d’absence du bureau
Bonjour,
Merci pour votre message ! Je suis hors bureau jusqu’au 13 juillet 2020. Je ne pourrai pas lire mes mails avant cette date. Pour une question urgente, contactez mon collègue Max Mustermann ([email protected]), il se fera un plaisir de vous aider. Bonne continuation !
Cordialement, Maria Musterfrau
À éviter : formulations hasardeuses ou malvenues
Même entre collègues, le message d’absence n’est pas le terrain idéal pour l’humour douteux ou les confidences déplacées. Les formules trop fantaisistes n’ont pas leur place, surtout si elles occultent l’objet du mail. Pour illustrer les faux-pas à ne pas commettre, voici quelques exemples à ne pas reproduire :
Objet : L’île appelle ! Enfin, je suis dans mon bien mérité (!) Vacances, chers amis ! Je m’échappe du bureau, j’abandonne le costume pour le maillot et je compte bien en profiter. Un peu de fun ne fait jamais de mal !
🍹
Au revoir et gardez la forme ! Votre Ralf 😎
Objet : Pas là Je ne suis pas là, ne m’envoyez pas de mail. LG Paula
Objet : Changement d’emploi Je passe des entretiens. Si je ne décroche pas le poste, je reviens vers vous. 😉 Un peu d’humour, retour prévu mardi (malheureusement). À bientôt, Jonas
Objet : Erreur 404 Désolé, le serveur de messagerie n’a pas pu envoyer votre message. Redémarrez votre PC et réessayez. Attention à ne pas dépasser 10 caractères.
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